Zacznijmy od tego, że Teams to aplikacja, która najlepiej pracuje w parze ze smartfonem. W momencie, kiedy Microsoft 365 zobaczy, że jesteśmy zalogowani na komputerze i telefonie, wówczas zaczyna traktować te dwa stany jako silnie powiązane ze sobą. Wiodąca jest oczywiście aplikacja desktopowa. Jeżeli jednak na kilka minut oderwiemy się od komputera, wówczas rolę tuby propagującej newsy przejmie telefon. To powoduje, że ciągle będziemy informowani o nowych zdarzeniach. Może od tego rozboleć głowa. Do tego dojdzie ból pleców. Przekonacie się o tym, kiedy uruchomicie program Outlook. Setki oczekujących na przeczytanie maili, przykują Was do krzesła na wiele godzin. Oczywiście, można to skasować jednym zamaszystym ruchem myszy i naciśnięciem klawisza „Del”. Co jednak, jeśli było tam coś ważnego?
Panel powiadomień
Jak to spacyfikować? Trzeba stworzyć plan działania i umieścić w nim te tematy, którymi się zajmujecie. Nie trzeba być na bieżąco ze wszystkim. Umiejętność priorytetyzowania informacji jest jedną z kluczowych, jakie można wytrenować.. Niektórzy uważają ją za wiedzę magiczną. Patrząc w schemat popularnej biznesowej techniki, wymyślonej przez Davida Allena – Getting Things Done! – hierarchizowanie zadań to jej rdzeń. Trzeba to robić, tak czy inaczej, ale jak?
Skonfiguruj software
W Microsoft Teams pracę trzeba podzielić na dwa etapy: konfigurujemy samą aplikację i jej mobilny odpowiednik. Ustalamy wówczas o czym – generalnie – komunikator ma nas informować. Drugi etap to wybór źródeł informacji. Tymi są kanały. Nie całe zespoły, ale właśnie kanały. Do tego dochodzą jeszcze statusy dostępności. Te kolorowe kropki obok awatara. Zasadniczo, kiedy ustawicie sobie status „Nie przeszkadzać”, to czy istnieją od tego wyjątki? Jakieś sytuacje awaryjne? Są. To powoduje dodatkowe komplikacje. Zacznijmy jednak od fundamentów.
Konfigurowanie powiadomień rozpoczynamy od wizyty w panelu ustawień. Znajdziecie go w prawym górnym rogu. Pojawia się po kliknięciu awatara, w rozwijanym menu.
Otworzy się konsola konfiguracji Microsoft Teams. Podzielona jest ona na karty. Od razu nie klikajmy „dzwona” powiadomień z lewej strony. Tutaj też są dwie ważne opcje. Możemy zdecydować, jak będzie startować aplikacja: automatycznie i/lub automatycznie „w tle”. Ta druga możliwość (dostępna dla użytkowników Windows) powoduje, że Teams uruchomi się, ale nie zobaczymy jego loga podczas startu systemu. Niektórych sam widok startującej aplikacji przyprawia o palpitację serca. Zdecydujcie mądrze!
Kolejnym istotnym miejscem w panelu ustawień jest zakładka „Prywatność”. Paradoksalnie jest tam niewiele opcji związanych z prywatnością jako taką. Mamy jednak dwie dość przydatne funkcje. Po pierwsze mogę sobie ustawić listę kontaktów priorytetowych, które będą się mogły do mnie odezwać nawet wówczas, kiedy ustawimy status „Nie przeszkadzać” lub na telefonie uaktywnimy godziny ciszy.
Warto wskazać tam przynajmniej jedną osobę, która powiadomi nas np. o tym, że wkurzony szef właśnie do nas biegnie. Druga opcja to czarna lista zblokowanych kontaktów. Jej znaczenia raczej nie trzeba szczególnie objaśniać.
Konfigurator powiadomień
Możemy teraz przejść do „Dzwonka” czyli karty zarządzania powiadomieniami Microsoft Teams. Aplikacja w trakcie pracy może informować nas o dość dużej ilości zdarzeń na trzy różne sposoby: baner i e-mail, sam baner, pokazuj tylko w kanale. Czwarta opcja to „deaktywacja”. Możliwości konfiguracji jest więc dość dużo. Nawet za dużo.
| Rodzaj powiadomienia | Opis |
| Baner | Dymek powiadomień wyświetla się po prawej stronie. W systemie Windows – na dole, Mac OS na górze. Czas ekspozycji zależny jest od ustawień konkretnego systemu operacyjnego. |
| Powiadomienie to jest wysyłane jako mail techniczny, zwykle jego nadawcą będzie „Microsoft Teams”. W Outlooku warto zrobić sobie regułę, automatycznie przenoszącą tego typu maile do odrębnego folderu. | |
| Pokazuj tylko w kanale | Informacje o nowych zdarzeniach będzie można zobaczyć w karcie aktywności, po wybraniu filtru kanałów oraz w samych kanałach. |
Opanowanie powiadomień trochę przypomina tuningowanie „bawary”. Mamy jakąś domyślną konfigurację, którą możemy zmienić w razie potrzeby. Przede wszystkim trzeba zadać sobie pytanie, czy chcemy na maila dostawać powiadomienia o czatach, pojawieniu się kogoś etc. Nie zawsze tak będzie, zwłaszcza, że liczba maili może iść w tysiące. Lepiej zostać przy banerach z centrum powiadomień (w systemie Windows wyświetlają sie w prawym dolnym rogu; na Mac-u w prawym górnym rogu). Mamy też do dyspozycji panel powiadomień Teams, czyli kartę Aktywność. Nią jednak zajmiemy się nieco później. Poważnym kłopotem jest to, co rzeczywiście jest kluczowe. O tym zdecydować musicie sami. Psychologowie i specjaliści od zarządzania podkreślają, że stałe śledzenie wydarzeń prowadzi do przeciążenia. Zdecydowanie nie podnosi to efektywności i wydajności pracy. Budowa osobistego modelu panowania nad cyfrowymi bodźcami i fokusu na wybranych informacjach jest trudna, ale sprawdzi się najlepiej. Z praktyki polecałbym obserwować treści, które dotyczą nas samych (Wzmianki) oraz publikację zdarzeń na kanałach i w zespołach. Poniższa tabela zawiera krótki opis operacji, o których możemy być informowani, a o losie których decydujemy w ustawieniach.
| Kategoria | Tyttił | Opis |
| Wzmianki czyli każdy przypadek zapis „@ja” | Wzmianki osobise | Powiadomienie pojawi się wówczas, kiedy ktoś wspomni nas w konwersacji za pomocą wzmianki „@ja”. |
| Wzmianki | Wzmianki o kanale | Powiadomienie pojawi się wówczas, kiedy ktoś wspomni kanał. Np. moderator chce zwrócić się do wszystkich, którzy kanał obserwują (domyślnie wszyscy, można jednak wyłączyć powiadomienia dla wybranego kanału). |
| Wzmianki o zespole | Powiadomienie pojawi się wówczas, gdy ktoś wspomni nazwę całego zespołu. | |
| Wiadomości | Wiadomości czatu | Powiadomienie zostanie skierowane do nas wówczas, gdy ktoś wyśle do nas komunikat za pomocą czatu. Informację o nowym czasie zobaczymy w zakładce „Aktywność” oraz „Czat” |
| Wiadomości | Odpowiedzi w konwersacja zaczętych przeze mnie | Jeżeli w „Ogłoszeniach” na kanałach rozpoczęliście wątek, to Teams zawiadomi Was o nadejściu odpowiedzi. |
| Wiadomości | Odpowiedzi w konwersacjach, w których biorę udział | Otrzymamy powiadomienie o nowej odpowiedzi w dyskusji, w której bierzemy udział. |
| Wiadomości | Polubienia i reakcje | Otrzymamy powiadomienie, gdy ktoś zareaguje na opublikowaną przez nas treść. |
| Wiadomości | Obserwowane kanały | Otrzymamy powiadomienia o zdarzeniach z obserwowanych kanałów. Jeśli na poziomie kanału wyłączymy tę funkcję, to wówczas żadne powiadomienia do nas nie dotrą. |
| Wiadomości | Popularne | System analizujący ruch i klikalność różnych treści, w tym odpowiedzi w wątkach dyskusji podsunie nam informacje o tym, co w społeczności się dzieje. |
| Inne | Zmiana składu zespołu | Dostaniemy informację, gdy w zespole pojawi się nowa osoba lub skład zespołó uległ modyfikacjom. |
| Inne | Zmiana roli w zespole | Dostaniemy informację, gdy zmianie ulegną role w zespole. |
| Inne | Dźwięki powiadomień | Teams może być głośny. Można włączyć wszystkie dźwięki, ograniczyć się do czatów i wzmianek lub całkowicie je wyłączyć. |
| Inne | Wiadomości e-mail dotyczące pominiętej aktywności | Otrzymamy maila ze wszystkimi zdarzeniami, których nie obserwujemy, aby ostatecznie nic nie przegapić. Ustalamy interwał czasowy, co ile ma dotrzeć do nas taka wiadomość. |
| Chwila dla Ciebie | Współpracownik dołączył do aplikacji Teams | Otrzymasz informację, gdy jakaś nowa osoba zaloguje się po raz pierwszy do aplikacji Teams. |
| Spotkania | Powiadomienie o rozpoczęciu spotkania | Jeśli rozpocznie się spotkanie w kanale, otrzymasz powiadomienie w postaci banera (opcja domyślna). |
| Spotkania | Powiadomienia z czatów spotkań | W spotkaniach dostępne są czaty, możesz otrzymywać z nich powiadomienia. Ta funkcjonalność domyślnie jest wyłączona. |
Na końcu panelu zarządzania powiadomieniami znajduje się pole „Stan”. Pozwala ono na stworzenie listy osób, o dostępności których Teams ma mnie zawiadomić. Jeśli zaloguje się ona do aplikacji za pomocą komputera lub telefonu, dowiemy się o tym, ponieważ program automatycznie zgłosi naszą dostępność do nawiązywania kontaktu.
Decyzja o tym, jak to ustawić na-pewno nie jest łatwa. Spotkałem się z rozwiązaniami sprowadzającymi się do tego, że menadżerowie komunikacji wewnętrznej tworzą zalecane matryce tych ustawień. Jest to oczywiście jedna z dróg, jaką można podążać. Ostatecznie jednak się nie sprawdzi. Każdy z nas pracuje z komputerem inaczej. Wolność wyboru sposobu dotarcia do kluczowych informacji jest ważna dla naszego osobistego sposobu pracy.
Aplikacja mobilna
Przyszła pora na aplikację mobilną. Tam też możemy ustawić powiadomienia i są one nieco inne niż te, jakie ustawia się w wersji desktopowej. W Teamsie na iOS i Androida dotarcie do odpowiedniego panelu powiadomień w Ustawieniach wygląda podobnie. Czego tam jednak szukać. Na dobrą sprawę dwóch istotnych opcji: godzin ciszy oraz zasady odbierania powiadomień. To drugie ustawienie działa niezwykle ciekawie. Mamy dwie możliwości: „zawsze” lub po określonym czasie nieaktywności w aplikacji klasycznej Teams. W drugim przypadku komunikator przełączy się z transmisją powiadomień na telefon po ustalonym przez nas czasie.
Druga ze wspomnianych przeze mnie możliwości jest zdecydowanie ważniejsza. Godziny ciszy pozwalają zdefiniować, czy Teams będzie nas nękał powiadomieniami czy też nie w określonych godzinach i dniach. Ustawienie to istnieje przede wszystkim dlatego, aby nie zmieniać tego na poziomie Androida czy iOS. Każda aplikacja mobilna musi uzyskać naszą zgodę na wysyłanie nam powiadomień czy korzystanie z kamery. Jeśli to wyłączymy, to Teams nie pokaże nam żadnego powiadomienia, niezależnie od tego, co ustawimy w samej aplikacji. Godziny ciszy dość pomysłowo rozwiązują ten problem, zdejmując z nas konieczność majstrowania w konfiguracji całego telefonu. Dodatkowo możemy jeszcze ograniczyć ilość komunikatów, do wybranych obszarów. W ten sposób będziemy sięgać po telefon nieco rzadziej, niż zazwyczaj.
Korzystanie z powiadomień
W jaki sposób teraz skonsumować te ustawienia. Microsoft Teams posiada wydzieloną kartę rejestrującą naszą bieżącą działalność. To centrum aktywności. Kafelek tam prowadzący znajduje się po lewej stronie okna aplikacji, na samej górze. Jego zawartość możemy przeglądać na dwa różne sposoby: wybierając opcje „Moja aktywność” lub „Kanał”. Pozwala to na dokładniejsze ustawienia przeglądanych treści. Do tego możemy jeszcze filtrować dane według fraz czy słów kluczowych.
To jednak nie wszystko. Przeglądanie ostatnich zdarzeń możliwe jest również z pomocą „komend” Teams. W pasku wyszukiwania w góry okna aplikacji wystarczyy postawić znak ukośnika „/” – zwanego niekiedy ukośnikiem na Suwałki. Zobaczymy wówczas listę poleceń, które błyskawicznie przeszukają całą treść zamieszczoną w aplikacji.
Co dalej?
Kiedy opanowaliśmy ustawienia generalne, przyszła pora na zarządzanie powiadomieniami na poziomie informacji – etap 2. Opowie o nim artykuł pt. „Funkcje kanałów Teams”.
One Comment