Usługi chmurowe z rodziny Office 365 firmy Microsoft już od dawna mogą być używane w szkołach. Bezpłatnie. Mimo tego nie są jednak tak popularne. Przyczyn jest oczywiście wiele. Główna jest prozaiczna: brak świadomości produktu. Druga jest nieco bardziej złożona: brak pomysłów na jego zastosowanie.
W pakiecie
Szkoła, dacydując się na korzystanie z Office 365 dostaje kompletne wystąpienie (tenant) usługi. Plan bezpłatny (A1) obejmuje niemal takie same Komponenty, jakie oferuje komercyjny plan Office 365 Business Essentials, kosztujący około 50 euro rocznie (opłata za 1 licencję). Co więc wchodzi w skład? Oto krótka lista:
- Serwer Exchange – wystarczy podłączyć szkolną domenę (MX) aby uzyskać możliwość obsługi poczty przez najbardziej zaawansowany system pocztowy na świecie. Dodatkowo daje on możliwość złożonego i głębokiego zarządzania bezpieczeństwem.
- Witryny SharePoint – dzięki nim możliwe jest dzielenie się wiedzą, wymienianie informacji oraz automatyzacja całego procesu.
- OneDrive – dysk chmurowy. Dostępny dla każdego ucznia.
- Kalendarz, Planner, Teams oraz Skype dla Firm – narzędzia do współdziałania. Jego kierunki mogą być różne: nauczyciel-nauczyciel; uczeń-uczeń; uczeń-nauczyciel… Nauka może wyglądać inaczej.
- Domena Azure oraz School Data Sync – coraz więcej szkół posiada maszyny wyposażone w system Windows 10 dla Edukacji. Możne on współpracować z domeną chmurową, ułatwiającą logowanie się do zasobów Office 365 oraz innych platform (np. dziennik elektroniczny). Wystarczy jeden login i jedno hasło (lub PIN). Mało tego, dzięki platformie School Data Sync możliwe jest zautomatyzowanie procesu zarządzania przepływem uczniów, ich danymi oraz zasobami tworzonymi dla klas i poszczególnych ciągów kształcenia.
- Sway, Word, Excel, PowerPoint i OneNote – w ramach wystąpienia szkoły otrzymują możliwość bezpłatnego korzystania z przeglądarkowych wersji klasycznych programów (Word, Excel, PowerPoint i One Note). Do tego dochodzi narzędzie Sway, pozwalające tworzyć interaktywne prezentacje online oraz klasyczna wersja OneNote.
- Flow i PowerApps – dzięki tym dwu narzędziom szkoła może stać się „automatyczna” i mobilna. Może to być pewna rewolucja, ponieważ wiele szkół prowadzi regularną wojnę z urządzeniami mobilnymi posiadanymi przez uczniów. Narzędzia te mogą pomóc w przewartościowaniu tego podejścia. Jego kierunkiem, w pewnym sensie nieuniknionym, będzie coraz większe wykorzystanie smartfonów i tabletów w nauczaniu.
- Dodatkowe zasoby i narzędzia – powyższa lista nie kończy możliwości, jakie oferuje O365. Szkoła znajdzie w nim również aplikacje dedykowane wyłącznie dla szkół, takie jak Microsoft Classroom czy integracja z grą Minecraft (wersja edukacyjna).
Pomysł?
Rzeczywisty problem ze skalą wykorzystania rozwiązań chmurowych, O365 czy jakiegokolwiek innego, leży w świadomości produktu i możliwościach kreatywnego wykorzystania istniejących funkcjonalności. Często zdarza się, że zakres użycia jest niezwykle płaski (np. wykorzystanie poczty), co nijak nie przełoży się na poprawę jakości kształcenia. Temu problemowi polski system edukacji nie poświęca zbyt wiele miejsca. Jeżeli sama szkoło i sami nauczyciele nie chcą wzmocnić sposobu komunikacji i wymiany informacji we własnej instytucji, to niezwykle trudno będzie znaleźć zastosowanie dostępnych narzędzi. Hierarchizacja modelu kształcenia, zależność od zdania instytucji nadzorującej (z Ministerstwem Edukacji Narodowej włącznie) sprawy napewno nie ułatwia.
Co można jednak zrobić? Niektóre szkoły, w ramach projektów unijnych zlecają wykonanie wdrożenia Office 365 firmom zewnętrznym. Kosztuje to zwykle kilkadziesiąt tysięcy złotych i wnosi niewiele. Ważne są kompetencje własne instytucji i ludzi w niej pracujących. Właściwe szkolenie informatyków oraz pracowników administracji zdecydowanie podniesie zakres wykorzystania usług. Dość ważną kwestią jest to, aby proces zarządzania i nadzoru nad wystąpieniem nie był cedowany włącznie na nauczycieli informatyki. Jest to kolejne zadanie, jakie mają wykonywać i siłą rzeczy nie będą chcieli rozwijać możliwości całego środowiska we własnej szkole. Zabraknie czasu. Zwykle też nie będzie to oznaczać zwiększenia wynagrodzenia. Zarządzanie powinno być rozproszone.
Do tego dochodzi edukacja samych użytkowników, głównie nauczycieli. Jest to największy problem. Idealnie byłoby, jeżeli wszyscy nauczyciele stosowaliby dostępne funkcje w podobnym zakresie. Pozwoliłoby to na szybkie przyswojenie umiejętności korzystania z usług przez uczniów. Zwykle tak jednak nie będzie. Trzeba znaleźć w każdej szkole ludzi, dla których cyfrowe transformacja procesu nauczania będzie czymś fajnym. Oni powinni poznać możliwości całej platformy i uczyć innych.
Bezpieczeństwo
Office 365 oferuje niezwykle zaawansowane narzędzia zarządzania bezpieczeństwem obiegu informacji, chroniącym tożsamość użytkowników. Z perspektywy nauczyciela, zwłaszcza starszej daty, uproszczeniu ulegnie sposób dostępu do aplikacji, zainstalowanych na stacjach roboczych. Jedno hasło i jeden login da się zapamiętać. Żółte karteczki nie będą już więcej potrzebne! :). Dostęp do treści stanie się też prostszy, dzięki szerokiemu zestawowi aplikacji mobilnych, dostępnych na Androida i iOS. Ta ostatnia kwestia może stanowić istotną zachętę dla organów prowadzących, aby wprowadzać do szkół tablety. Plecaki będą lżejsze. Potrzebna jest jedynie wydajna sieć szkieletowa, zapewniająca w miarę komfortowy dostęp do zasobów w całej szkole.
Szczegółowe informacje o dostępnych planach znajdują się TUTAJ