Kiedy chcemy wdrożyć jakieś rozwiązanie informatyczne, dość częstym problemem jest określenie celu, jakiemu ma ono służyć. Jakie korzyści przyniesie nam wykorzystanie takiego czy innego rozwiązania? Pytanie może się wydać całkowicie banalne, choć tylko z perspektywy specjalisty. Odpowiedź na nie zamieszczono już w setkach opasłych tomów o inżynierii wymagań. Mam na myśli sposoby wyrażenia swoich potrzeb biznesowych, oraz przeprowadzenia procesu produkcji systemu, jego testów i ostatecznego wdrożenia. Co jednak zrobić w sytuacji, kiedy nasz wdrożony wspaniały system nie przynosi oczekiwanych profitów? Sprawia mnóstwo technicznych problemów, a docelowi użytkownicy go nienawidzą. Można szukać winnego, to jednak nic nie zmieni. System działa paskudnie lub w ogóle nie działa. Czasami trzeba się cofnąć i wrócić do momentu, kiedy nie powstał jeszcze żaden diagram UML czy proces w notacji BPMN. Zadajmy sobie wówczas pytanie, dlaczego wybraliśmy określone narzędzie? Jaką miało pełnić funkcję? Co chcieliśmy dzięki niemu zmienić w działaniu naszej organizacji?
Od zera do milionera
Z perspektywy twórców oprogramowania, fajnie by było, aby firmy zamawiały aplikacje i systemy pisane od zera. Zapewniłoby to im dożywotnie utrzymanie. Częściej jednak bywa tak, że firmy zamawiają platformy „do samodzielnego montażu” lub systemy, które swoją architekturą przypominają meble dostarczane przez słynną szwedzką firmę. Możemy coś zmontować, ale z grubsza powinno wyjść to samo. Zakres przebudowy jest z góry określony. Takim tworem jest SharePoint – jedna z najpopularniejszych platform, na podstawie której można zbudować rozległą i zaawansowaną przestrzeń do zarządzania obiegiem informacji w przedsiębiorstwach, instytucjach rządowych, edukacyjnych etc. Jedni ją kochają, inni nienawidzą. Od miłości do nienawiści droga jest krótka. Dlaczego? Dzięki niezwykłej elastyczności produktu, gigantycznej ilości różnych narzędzi i funkcji oraz… błędnym wyobrażeniom o możliwościach przebudowania jej w coś innego, nawet w rozbudowany system CRM. Nie da się? Oczywiście, że się da. Czasami jednak skórka nie jest warta wyprawki. Zapominamy bowiem o tym, że SharePoint, tworzony i rozwijany od prawie 20 lat przez firmę Microsoft jest produktem gotowym, co oznacza, że wyposażono go w określone możliwości, wskazując również ścieżki rozbudowy o dodatkowe narzędzia. Decydując się więc na zakup platformy (co wiąże się z określonymi kosztami),, powinniśmy wcześniej poznać nie tylko jej zalety, ale również ograniczenia i wady. Kolorowa wizja produktu, przedstawiana nam w materiałach reklamowych czy podczas pokazów handlowych może znacząco zakłócić biznesową ocenę naszych potrzeb. A te są najważniejsze. Zawsze stoi za nimi nasza korzyść finansowa. Jednak brak właściwego rozeznania a czasami „poużywania” witryn SP może spowodować, że postawimy wobec platformy wymagania, których nie jest ona w stanie efektywnie spełnić lub będzie to zbyt kosztowne. Próbować można. Szafę z Ikei przecież da się zamienić w stół, choć zawsze będzie ona nosić znamiona tego, że był on zupełnie czymś innym.
Jądro
Przejżyjmy się teraz SharePoint w kontekście całości rozwiązań informatycznych używanych przez niemal każdą średniej wielkości organizację. Wdrażane aplikacje informatyczne powinniśmy podzielić na dwie kategorie. W wielkim uproszczeniu będą to systemy operacyjne naszej organizacji, odpowiadające za obsługę jej codziennej działalności oraz systemy komunikacyjne, pozwalające na sprawną, drożną i efektywną wymianę informacji.
Pierwszą z wymienionych kategorii jest stosunkowo łatwo opisać. Składają się na nią systemy odpowiedzialne np. za proces produkcji, zbieranie informacji sprzedażowych, księgowanie oraz proces prognozowania. Takie systemy znamy też pod nazwą „ERP” (Enterprise Resource Planning). Współcześnie ich główną cechą jest integracja. Mają one przetwarzać i agregować dane, które służą podejmowaniu decyzji przez zarządców organizacji czy kierowników różnego szczebla. Inaczej sprawa wygląda z rozwiązaniami, które tworzą systemy komunikacyjne w organizacji. Niezależnie od złożoności systemów krytycznych, składających się na tę pierwszą grupę, właściwa komunikacja w firmie bardzo często decyduje o jej sukcesie albo porażce. Zakładając, że termin „ERP” w większym stopniu odnosi się do metody zarządzania niż do klasy systemu informatycznego, to obie grupy rozwiązań mają podobne cele. Dlaczego? Ponieważ służą one temu samemu: podniesieniu sprawności działania organizacji.
Skoro tak, to jak opisać przeznaczenie SharePoint’a? Bardzo często użytkownicy chcą go używać do wszystkich wskazanych wcześniej celów. Czy da się go zamienić w system finansowo-księgowy? Tak. Czy można „postawić” na nim jakieś rozwiązania do zarządzania procesem produkcji? Pewnie można, choć osobiście nie spotkałem się z takim podejściem. Czy wreszcie da się zamienić SharePoint’a w system CRM (najczęściej pojawiające się podejście)? Na upartego wszystko można. Trzeba być jednak świadomym, że wszystkie te podejścia wymagają sporych nakładów pracy developerów, więc również dodatkowych funduszy nie tylko na stworzenie rozwiązania, ale i późniejsze utrzymanie.
Dlaczego ludzie decydują się na to rozwiązanie? Powód jest prozaiczny. Licencje SharePoint są tańsze niż zakup i customizacja dużego systemu klasy ERP. Problem w tym, że jeśli firma odniesie sukces, to prędzej czy później i tak będzie musiała wdrożyć narzędzia, które zostały zaprojektowane z myślą o obsłudze konkretnego problemu: np. magazynu czy księgowości. SharePoint nam pozostanie i co wówczas z nim zrobimy?
Wróćmy więc do początku. Po co stworzono platformę SharePoint? Jest to narzędzie wspierające komunikację i wymianę informacji w organizacji, zarządzanie witrynami sieci web oraz łatwą współpracę zespołów użytkowników. W zasadzie powinno się postawić platformę w środku wszystkich rozwiązań informatycznych, ponieważ dzięki otwartej architekturze, może ona wesrzeć koordynację pracy z różnymi istotnymi informacjami biznesowymi. Otwartość jest jej wielką zaletą i wadą jednocześnie. Nadmierna elastyczność tworzy pokusę przebudowy produktu gotowego w zupełnie inny. Może to w konsekwencji związać nam ręce w momencie, kiedy będziemy potrzebowali czegoś odpowiedniejszego. Zabierając się więc za planowanie rozwoju własnych systemów informatycznych, powinniśmy odpowiedzieć sobie na jedno podstawowe i fundamentalne pytanie: jaka będzie nasza firma za kilka lat? Pytanie jest dość trudne, ponieważ mała organizacja nie dysponuje odpowiednimi zasobami, aby na początku działalności wdrożyć coś wielkiego. Można jednak wykorzystać rozwiązania, które pozwolą się rozwijać i migrować wraz z naszym sukcesem. Paradoksalnie jednym z nich jest SharePoint w wersji online.