Epidemia trwa, panika rośnie. Strach przed koronawirlsem (COVID-19) uderza już w branżę szkoleń. No cóż, często spotykają się na nich ludzie z różnych firm i organizacji, podróżujący służbowo po całym świecie. Można jednak rozwiązać ten problem oferując klientom szkolenia w formie zdalnej, które nie muszą odbiegać swoją konstrukcją i jakością od spotkań stacjonarnych. Wymagają jednak od trenerów nieco innego przygotowania i przeprojektowania scenariuszy. Poniżej kilka wskazówek, jak przygotować się do przeprowadzenia takich zajęć.
Całkiem zdalnie czy hybrydowo
Zanim zasiądziemy przed komputerem z którego poprowadzimy zajęcia, musimy odpowiedzieć sobie na jedno zasadnicze pytanie: zajęcia będą całkowicie zdalne czy też chcemy przeprowadzić spotkanie hybrydowe. Ten ostatni termin oznacza, że w warsztatach uczestniczyć będą również ludzie znajdujący się razem z nami na sali. Wariant pierwszy jest nieco prostszy w przeprowadzeniu, drugi zaś wymaga nieco innego podejścia do organizacji zajęć oraz przygotowania odpowiedniego sprzętu.
Całkiem zdalnie
Ten model jest najprostszy i relatywnie najłatwiejszy do wdrożenia. Wystarczy nam komputer PC lub Mac, wyposażony w kamerę i mikrofon. Mają je na stanie właściwie wszystkie laptopy. Na upartego można takie zajęcia przeprowadzić przy użyciu tabletu a nawet zwykłego smartfona. Musimy być jednak świadomi, że zazwyczaj takie urządzenia nie oferują zbyt dobrej jakości transmitowanego obrazu i dźwięku. Jeśli dysponujemy nieco zasobniejszym portfelem warto zaopatrzyć się w przyzwoity mikrofon (najlepiej pojemnościowy) albo zestaw słuchawkowy (słuchawki nauszne wraz z mikrofonem). Dźwięk jest w tym przypadku znacznie istotniejszy niż obraz z kamery. Uczestnicy będą nas przede wszystkim słuchać i obserwować pełnoekranowe demonstracje. Jeśli jednak zależy nam również na przyzwoitym poziomie wizji lub myślimy o nagraniu naszych zajęć, warto zaopatrzyć się w kamerę zewnętrzną (USB) lub nawet dwie, które pozwolą na pokazanie np. szerszego planu. Do tego warto dokupić softbox z żarówkami fotograficznymi, aby odbiorcy dobrze nas widzieli. Bez zniekształceń barwnych.
Ile trzeba na to wydać. Podstawowy zestaw można już „zmontować” za 500 zł , oczywiście jeśli nie mamy zbyt wygórowanych oczekiwań. Sprzęt, którego sam używam (kamery Logitech, mikrofon Blue Yetti oraz sofboxy to wydatek około 1000 – 1200 zł).
Soft
To jednak nie kończy sprawy. Musimy również zdecydować, jakiego oprogramowania użyjemy, aby odbiorcy nas widzieli. Rozwiązań jest bez liku. Co więcej, w związku z epidemią wielu dostawców umożliwia wykorzystanie ich software’u bez dodatkowych opłat. Gdyby jednak epidemii nie było, o wyborze oprogramowania powinny zdecydować dwa kryteria: maksymalna ilość jednoczesnych połączeń oraz dostępność środowiska do pracy i dzielenia zasobów. Standardem jest obecnie 250 symultanicznych uczestników. Takie możliwości ma Teams od Microsoftu czy Webex od CISCO. Jest jednak jedno delikatne „ale”… środowisko pracy. Większość rozwiązań, jakie funkcjonują w sieci umożliwia bezproblemowy ale bierny udział w wydarzeniu. Możemy słuchać, pisać na czacie a nawet odebrać jakiś plik. Gdy potrzebujemy czegoś więcej musimy sprawdzić, jakie dodatkowe funkcje interakcji z uczestnikami oferuje nam software. Ważne jest to, aby owe funkcje nie wymagały od nas ale i od kursantów nadmiernego przygotowania technicznego. Do tego możemy dorzucić narzędzia takie jak Menti czy Kahoot, które wzmocnią kontakt z ludźmi po drugiej stronie kabla.
Jeśli chodzi o software, stosuję to, co posiadają moi klienci. Jednak gdy mam jakiś wybór używam Microsoft Teams oraz zestawu kont dla uczestników, tak, aby pracowali w spójnym środowisku symulacyjnym. Daje to możliwość łatwego udostępniania treści, plików oraz śledzenia progresu wykonywanych ćwiczeń. Wskazówki, jak przygotować Teamsa i cały O365 do pracy, w kolejnym artykule już niebawem. Nie zajmie to dwóch lat 🙂
Scenariusz
Przyszła pora na kilka kwestii czysto trenerskich. Pracuję w IT, więc moje doświadczenie płynie z tego środowiska. Tematyka komputerowa, jak mało która, świetnie nadaje się do digitalizacji zajęć z zachowaniem pełnej interaktywności. Zwykle bowiem trenerzy pracują w układzie: wykład / demo / laboratorium lub ćwiczenie. Zajęcia o bardziej dynamicznym charakterze są moim zdaniem możliwe, ale wymagają pomysłowości. Kluczowe jest to, aby przygotować naszym studentom precyzyjne ćwiczenia. Mogą one zakładać wchodzenie w interakcję z innymi kursantami, trzeba to jednak dokładnie zaadresować. Jak precyzyjne powinny być polecenia? Bardzo. Chodzi o to, aby każdy łatwo dotarł np. do plików czy stron internetowych. Powinniśmy sprawdzić, czy zasób działa i jest dostępny. Ćwiczenia mogą też „eksploatować” wbudowane funkcje aplikacji komunikacyjnej (np. Teamsa). Dzięki temu da się podzielić naszych słuchaczy na grupy i w ten sposób wykorzystać elementy pracy zespołowej podczas zajęć. Pamiętać też należy o tym, że zadania powinny mieć jakąś cyfrową pointę (w postaci przesłanych plików etc.). Warto z uczestnikami omówić na końcu przebieg ćwiczeń i podsumować ich idee.
Sam przebieg zajęć i ich układ przypomina zajęcia stacjonarne. Zaplanujcie więc przerwy, czas na lunch. W trakcie przerw nie przerywajcie połączenia. Transmitujcie jakiś licznik czasu. Wszyscy będą widzieli, że wciąż tam jesteście i czekacie na nich.
Hybrydowo
A jeśli jednak, mimo paniki wirusowej, ktoś zdecyduje się przyjść do Was. Co wtedy? Trzeba zatroszczyć się o to, aby ludzie na sali mogli mieć bieżący kontakt z tymi zdalnymi. Chodzi tu głównie o zadawane pytania. Zapewnienie pełnego zestawu konferencyjnego to spory wydatek. Ja rozwiązałem to dość prosto. Małym głośnikiem Bluetooth oraz mikrofonem pojemnościowym. Właściwością tych ostatnich jest to, że potrafią efektywnie zbierać dźwięk z dość sporej powierzchni. Dzięki nim, kursanci zdalni usłyszą dyskusję w sali i będą mogli się w nią włączyć. Taki mikrofon uwolni nas też od kabla i konieczności trzymania transmitera przy ustach (Blue Yetti jest najlepszy, ale przestali je już robić). A głośnik…. Trzeba go usytuować tak, aby nie wywoływał sprzężeń. Dzięki niemu ludzie na sali usłyszą tych zdalnych. W przerwach transmisję dźwięku należy wyłączyć. Reszta… tak samo, jak wyżej. Trzeba tylko pilnować punktualnego startu każdego modułu.
Czasami pojawiają się pytania czy przygotować kamerę pokazującą salę. Można. Trzeba jednak pamiętać, że każdy uczestnik stacjonarny będzie musiał wyrazić zgodę na eksploatację wizerunku. W przypadku korzystania z osobistej kamery mielibyśmy wybór, czy pokazywać swoją twarz. Tu takiej możliwości by nie było. Jeśli więc choć jedna osoba odmówi, kamerę trzeba wyłączyć.
Przygotowanie i organizacja
Zanim wejdziemy do sali trzeba jeszcze wspomnieć o paru kwestiach natury techniczno-organizacyjnej. W mailu zapraszającym do udziału w zajęciach trzeba będzie umieścić wszystkie niezbędne informacje dotyczące środowiska pracy. Kluczowe jest to, aby uczestnicy znaleźli tam instrukcje połączenia się ze spotkaniem zdalnym oraz informacje o niezbędnym oprogramowaniu, jakie należy zainstalować. Nie wysyłajcie takiego maila dzień wcześniej. W korporacjach proces instalacji softu to…. ticket. Może potrwać kilka dni.
Jeśli spotkanie ma być bardziej „interaktywne” warto też przeprowadzić testy połączeń, indywidualnie z każdym uczestnikiem. Wyeliminuje to niemiłe niespodzianki w dniu zajęć. Co może nią być: firewall. Protokoły bezpieczeństwa mogą blokować niektóre aktywności czy zasoby cyfrowe a nawet transmisję wideo ze źródeł zewnętrznych. Warto to sprawdzić zanim zaczniemy. To samo dotyczy sali, z której będziemy przeprowadzać zajęcia. Musimy ją sprawdzić i przetestować (polecam Internet z kabla – lepsza stabilność łącza). Przydatną kwestią będzie też przygotowanie telefonu awaryjnego dla uczestników. Może go obsługiwać ktoś z IT lub recepcji. W ostateczności możemy też zająć się nim sami. Taki numer pozwoli kursantom zawiadomić nas gdy pojawi się np. problem z łączem czy jakością dźwięku / obrazu. Wskazane byłoby również posiadanie numerów telefonów uczestników, aby dać im znać, gdy coś pójdzie nie tak… wyłączą prąd.
To tyle. Nie dajcie się panice. Ryżu i makaronu starczy dla wszystkich. Ośmiornic może zabraknąć… 🙂